Как да достигнете до вземащите решения с вашата петиция

Потвърдете, че се обръщате към правилния човек

Преди да се свържете, уверете се, че сте идентифицирали човека или органа, който действително има правомощията да направи това, което искате. Свързването с човек, който не може да предприеме действие по искането ви, губи време и може да създаде впечатление, че не разбирате как работи съответната институция.

Запитайте се: кой взема окончателното решение по този конкретен въпрос? В някои случаи един орган дава становище, а друг го одобрява. Служител на общината може да подготви препоръка, а избраните общински съветници да гласуват по нея. Отдел в компанията може да управлява политиката, докато изпълнителният екип одобрява промените. Ако и двамата са ангажирани, свържете се и с двамата.

Ако не сте сигурни, проверете официалния уебсайт на съответната организация, вижте как са били вземани подобни решения в миналото или позвънете на централната телефонна линия и попитайте кой отговаря за конкретния въпрос, който поставяте.

Свържете се отрано, а не само при връчването

Не е нужно да чакате да съберете хиляди подписи, преди да уведомите вземащия решение, че петицията ви съществува. Ранният контакт служи на две цели: показва, че сте сериозни, и ви дава време да разберете дали има официална процедура за подаване, която трябва да следвате.

Кратко въвеждащо съобщение при старта на кампанията ви или когато сте събрали първия значим брой подписи, е напълно подходящо. Бъдете кратки и фактологични. Все още не искате решение. Просто ги уведомявате и установявате канал за контакт.

Ранният контакт също така ви помага да откриете правилния адрес, името на съответния служител или представител и дали има срокове, за които трябва да знаете.

Как да напишете ефективно съобщение

Независимо дали изпращате въвеждаща бележка, актуална информация за напредъка или официално писмо за връчване, структурата е една и съща. Бъдете ясни, кратки и учтиви. Враждебните или обвинителни съобщения дават на получателя повод да ви отхвърли.

Всяко съобщение до вземащ решение трябва да включва:

• Какво искате. Посочете конкретната промяна, която искате, ясно и без двусмислие.
• Защо това е важно. Едно-две изречения за това кого засяга и какво ще се случи, ако нищо не се промени.
• Степента на обществена подкрепа. Посочете колко души са подписали и включете връзката към петицията, за да могат да я проверят.
• Всеки съответен срок. Ако наближава решение, кажете го. Срокът дава на съобщението ви причина да бъде прочетено сега.
• Ясна молба за отговор. Попитайте какво планират да направят и до кога можете да очаквате отговор.

Изберете правилния канал

Различните ситуации изискват различен подход.

• Email Подходящата отправна точка за повечето кампании. Създава писмена следа, може да бъде препратено вътрешно и дава на получателя време да отговори. Адресирайте го до конкретен човек, а не до обща пощенска кутия.
• Писмо. Отпечатано писмо, изпратено по пощата, е подходящо за официални институции като парламента, държавни ведомства или големи публични органи. Понякога хартиеното писмо получава повече внимание от имейла.
• Телефонно обаждане. Полезно е за проследяване на останал без отговор имейл или за установяване кой е правилният контакт. Имайте ясна цел преди да се обадите и бъдете кратки.
• Искане за среща. Струва си да се търси, след като имате значителен брой подписи. Контактът на живо е по-труден за игнориране и ви дава възможност да изложите аргументите си директно. Бъдете гъвкави относно насрочването: ако основният вземащ решение не е на разположение, срещата с висш служител пак е полезна.
• Социални мрежи Отбелязването на вземащ решение в публична публикация създава видим натиск. Правете това внимателно и професионално. Работи най-добре, когато имате нещо конкретно за съобщаване, например важен етап, и зле, когато изглежда като продължителна кампания на тормоз.

Водете отчет за всеки контакт: дати, имена, какво е било изпратено и какъв отговор сте получили. Този запис е полезен, ако кампанията ескалира, и е незаменим при официалното връчване на петицията.

Планирайте добре момента на контакта

Най-ефективните моменти за контакт с вземащ решение са свързани със събития във вашата кампания или в техния процес на вземане на решения.

• Когато достигнете важен праг на подписи, който показва реална обществена подкрепа.
• Когато е насрочено заседание на комитет, гласуване в съвета или преглед на политика. Свържете се с тях няколко дни по-рано, а не в самия ден.
• Когато се случи нещо ново: медийно отразяване на вашия въпрос, свързано събитие или изявление от друг орган, което подкрепя вашата позиция.
• Когато сте готови официално да връчите петицията. Уведомете ги предварително, за да могат да отделят време да я приемат както трябва.

Избягвайте да се свързвате с вземащия решение толкова често, че съобщенията ви да започнат да изглеждат като натиск, а не като комуникация. Едно-две добре поднесени съобщения имат повече тежест от поредица седмични имейли.

Подгответе пакет за връчване

Когато сте готови официално да връчите петицията, подгответе комплект, който представя кампанията ви ясно и професионално. Добре подготвеното връчване е по-трудно да бъде пренебрегнато от една връзка към уебсайт.

• Придружително писмо: Една страница, която обобщава петицията: проблема, конкретното ви искане и броя на подписалите. Повторете всеки срок и ясно поискайте отговор.
• Списък с подписи. Разпечатайте обобщение на подписите, включително имена, местоположения и всички коментари. Ако имате хиляди подписи, представителна извадка с потвърден общ брой е по-практична от всеки отделен подпис.
• Лични истории: Няколко конкретни коментара или кратки изявления от подписалите добавят човешко измерение, което статистиката сама не може да даде. Изберете примери, които ясно показват въздействието на проблема.
• Подкрепящи доказателства. Ако имате подходящо медийно отразяване, официални данни или експертни становища, които подкрепят вашата позиция, включете ги като приложения или препратки.

Ако вземащият решение ви помоли да изпратите подписите по имейл, обяснете, че лични данни не трябва да се предават масово по имейл. Връчване на място или в официална писмена форма е по-подходящо и показва, че боравите отговорно с данните на поддръжниците.

Включете медиите при връчването

Публичното връчване създава момент на видима отчетност. Медийното отразяване на предаването оказва допълнителен натиск върху вземащия решение и поражда нов интерес към петицията.

Седмица преди датата на връчването изпратете кратко прессъобщение или предложение за тема до местните журналисти, които отразяват вашата тема. Кажете им какво връчвате, колко души са подписали и кога и къде ще се състои предаването.

Попитайте предварително вземащия решение дали е съгласен медиите да присъстват. Много избрани представители приемат такава възможност с готовност. Дори да не присъстват журналисти, направете свои снимки и видео от връчването. Те могат да бъдат споделени в актуализация на петицията и в социалните мрежи.

За пълно ръководство за обръщане към журналисти и писане на прессъобщение вижте Как да получите медийно отразяване на вашата петиция.

Какво да направите, ако не получите отговор

Липсата на отговор е често срещана и не означава непременно, че петицията е била игнорирана. Служителите може да обработват голям обем кореспонденция, въпросът може да е в активно разглеждане или съобщението ви може да не е достигнало до правилния човек.

Последвайте с едно напомняне след разумен интервал, обикновено една до две седмици. Позовете се на първоначалното си съобщение и учтиво попитайте дали е било получено и кога можете да очаквате отговор.

Ако все още няма отговор, обмислете други пътища: официално подаване по вътрешната процедура на институцията, поставяне на въпроса на публично заседание или контакт чрез избран представител. Документирането на липсата на отговор и споделянето ѝ в актуализация на петицията или в прессъобщение също може да създаде натиск, макар че този подход изисква внимателно прилагане.

След връчването: последвайте и затворете цикъла

Връчването не е краят на кампанията. Дръжте поддръжниците си информирани за това какво следва.

• Публикувайте актуализация веднага след връчването. Споделете как е минало, какво е било казано, всички снимки и какви са следващите стъпки. Поддръжниците, подписали преди седмици, все още се интересуват от резултата.
• Последвайте с вземащия решение. Ако са обещали да отговорят или да предприемат действие до конкретна дата, последвайте, когато тази дата настъпи. Учтивото, фактологично напомняне показва, че следите процеса.
• Обявете резултата. Ако кампанията успее, уведомете поддръжниците си ясно. Ако не успее, обяснете какво се е случило и дали има следващи стъпки. Хората, които са участвали, заслужават да знаят до какво са допринесли техните подписи.

Кампания, която приключва добре, независимо дали печели или губи, изгражда доверие у хората, които са я подкрепили, и улеснява повторното им мобилизиране в бъдеще.